Как нередко вы думаете об электронной подписи? Бизнес - в реальных условиях всегда. А особенно в месяцы отчетности: январе, апреле, июле и октябре. Что больше всего беспокоит компании и как пользоваться электронной подписью уверенно - узнали у экспертов, пишет издание «Комсомольская Правда».

Купить сертификат электронной подписи - не проблема. Но разобраться в его особенностях - та ещё задача. Быстро и правильно настроить все необходимое и в срок сдать отчет нужному регулятору не у всех получается с первого раза. Руководитель консультационного отдела Удостоверяющего центра Контура Данил Швец поделился с Комсомольской правдой статистикой и сообщил, какие трудности наиболее часто появляются у сотрудников компании при подписании электронных документов и сдаче отчетности. Кроме того, дал несколько советов, как их решить.

- Данил, вы консультируете пользователей по работе с электронной подписью. Расскажи, кто наиболее часто к обращается за помощью?

- Как правило, за помощью обращаются сотрудники организаций, которым требуется быстро сдать отчетность. При этом в совершенно новой и незнакомой для них системе. В частности, бухгалтер всю жизнь передавал сведения только в налоговую, и вдруг компания попадает под новые требования законодательства. Теперь бухгалтер кроме ФНС должен ещё отчитываться и в другой системе. В частности, в Честном знаке о маркировке товаров. Бухгалтер теряется, остается с проблемой один на один, ведь опыта и знаний в этой сфере у него нет. Здесь есть два выхода - позвонить в техподдержку этого портала. Узнать обо всех особенностях, получить консультацию. Но наиболее часто, оперативно получить её не выходит. По этой причине лучше всего обратиться в точку выдачи, где получал сертификат электронной подписи. Вероятнее всего, ответы на свои вопросы там он найдет быстрее.

- А есть ли статистика: о чем наиболее часто спрашивают бухгалтеры, а также другие сотрудники?

- Да, и эти вопросы можно разделить на две категории. Первые касаются технической части: почему компьютер не видит электронную подпись, какая программа необходима, чтобы подписать документ. Вторая - методологической: как зарегистрироваться на определенном сайте и разместить там информацию, как изменится работа из-за нововведений в законодательстве. Самое большое количество вопросов поступает в отчетные месяцы: октябрь, январь, апрель и июль —до 89 заявок в один день. А из-за изменений в законе об электронной подписи в этом году к ним прибавились август и начало сентября - в это время пользователи всё время консультировались о машиночитаемых доверенностях. Это новый инструмент в электронном документообороте, с которым учатся работать и бизнес и государство.

- Сколько человеку требуется, чтобы разобраться в электронной подписи?

- Все зависит от темы. В частности, проще всего пользователю объяснить, как настроить компьютер и какие программы установить. В среднем на это уходит от 15 до 30 минут. На самые сложные вопросы - как работать в той или иной системе - может уйти до целого дня. В частности, если требуется сформировать запрос в конкретный контролирующий орган или техподдержку портала, вести с ними переписку. Больше всего сложностей у пользователей возникает с порталом Минстроя. Там очень много и технических, и методологических закономерностей.

- Что посоветуешь пользователям: как тратить меньше времени на электронную подпись и думать о ней меньше?

- Первое, что можно сделать - нанять технического специалиста и быть в постоянном контакте с юридической службой компании. Но, к сожалению, это не панацея от всех проблем. Специалисты организации не имеют возможность знать всех нюансов. Второй вариант — консультироваться с экспертами, которые непосредственно занимаются вопросами электронной подписи. В частности, со специалистами из удостоверяющих центров.

- Почему именно в удостоверяющих центрах? Кажется, что основная функция УЦ - выдавать подпись, а не консультировать пользователей.

- Да, все верно. Главная функция каждого удостоверяющего центра - выдавать сертификаты электронной подписи. Но с другой стороны, электронная подпись - это очень непростая сущность и работать с ней без поддержки экспертов невероятно сложно. По этой причине, к примеру, в нашем Удостоверяющем центре консультационные услуги выросли напрямую из нужд клиентов. Мы захотели сделать электронную подпись более понятной и доступной для них.

- Когда человеку требуется обращаться за консультацией? Сразу после того, как он получил сертификат подписи или позже?

- Здесь все индивидуально и зависит от проблемы. Чем раньше, он обратится за помощью, тем лучше. Тем более, что получить ответ можно дистанционно из любой точки мира.

- Как это происходит в вашем Удостоверяющем центре?

- Пользователь оставляет заявку на сайте, мы реагируем на неё в течение трёх часов. Если понимаем, что у клиента срочная проблема и он может получить штраф, то стараемся помочь ему максимально быстро. Консультируем по телефону. Если требуется что-то настроить, то делаем это через безопасное удаленное подключение к рабочему месту клиента. В нашем отделе работает 16 специалистов. Каждый - отвечает за свой сегмент или группу порталов. Кроме экспертов, есть администратор, который принимает заявки от клиентов. Кроме того, пул ведущих специалистов, которые следят за конкретной функциональной зоной: качеством услуг, нестандартными техническими вопросами и исследованием новых информационных систем.

Электронная подпись - подвижный и сложный инструмент. По этой причине мы всё время нарабатываем экспертизу: тесно общаемся с регуляторами, клиентами, изучаем законодательство, проходим обучение и повышаем квалификацию.

- Насколько с каждым годом увеличивается потребность пользователей электронной подписи в консультациях?

- За последние пять лет количество порталов, среди которых компаниям приходится отчитываться перед регуляторами, выросло в несколько раз. По этой причине вопросов по работе с электронной подписью каждый год становится только больше. Ежегодно спрос на консультации в нашем УЦ растет на 20%. По этой причине, считаю, мы приняли верное решение и начали проводить просветительскую работу между пользователей электронной подписи. Надеюсь благодаря этому сотрудники компаний будут быстрее и увереннее работать и не отвлекаться на непрофильные для них процессы.

ООО «Сертум-Про», ОГРН 1116673008539, юридический адрес 620036, Свердловская область, г. Екатеринбург, ул. Малопрудная, стр. 5, офис 715

Реклама. ООО «Сертум-Про»